Bent u niet tevreden over de examinering van Cylin? Dan kunt u een e-mail sturen naar info@cylin.nl
Voor een snelle behandeling van uw klacht is het belangrijk dat u het volgende vermeldt:
- Uw naam, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres en (mobiel) telefoonnummer;
- De exacte reden voor en omschrijving van uw klacht;
- De naam van de opleiding waarvoor u examen heeft gedaan, de examendatum en/of de naam van de examinator waarover u een klacht indient;
Het is van belang dat de klacht gaat over uw eigen ervaringen met Cylin. Verder is het belangrijk dat u niet te lang wacht met het indienen van uw klacht, zodat de examinator hier zo specifiek mogelijk op kan reageren.
Wij nemen uw klacht niet in behandeling als deze gaat over:
- een voorval dat langer dan één maand geleden is
- wettelijke regels of beleid
- websites van derden
- leermiddelen
Verder is belangrijk dat uw klacht aan de volgende voorwaarden voldoet:
- U heeft deelgenomen aan een examen of assessment van Cylin;
- U heeft de nota’s voor het betreffende examen/assessment voldaan.
Wat doet Cylin vervolgens met uw klacht?
- U krijgt een ontvangstbevestiging van uw klacht. In deze brief staat de naam van de klachtbehandelaar. De klachtbehandelaar is een medewerker van het Cylin. Deze medewerker is niet betrokken geweest bij het voorval waar uw klacht over gaat.
- De klachtbehandelaar belt u om uw klacht te bespreken.
- Als de klachtbehandelaar uw klacht direct kan behandelen, dan zal hij/zij dit doen.
- Is uw klacht ingewikkelder of komt u samen niet tot een oplossing, dan zal de klachtbehandelaar uw klacht doorsturen naar de onafhankelijke Klachtcommissie van Cylin.
De Klachtcommissie
Na ontvangst van uw klacht, formuleert de Klachtcommissie (KC) een samenvatting van uw klacht en bepaalt de hoofdoorzaak/-oorzaken. Deze samenvatting vormt de basis van de klachtbehandeling. U ontvangt een afschrift van deze samenvatting. Als u vindt dat de samenvatting uw klacht onvoldoende weergeeft, kunt u dat de KC laten weten.
De KC stuurt de samenvatting met uw brief en eventuele bijlagen aan verweerder, met de uitnodiging schriftelijk verweer te voeren. De KC informeert de directie van Cylin over uw klacht en vraagt indien nodig relevante informatie op. Wanneer de KC dit noodzakelijk acht nodigt zij u uit voor een hoorzitting.
Vervolgens ontvangt u een brief waarin de KC uitlegt welke beslissing ze hebben genomen. Deze beslissing kan zijn:
- Gegrond: uw klacht is terecht
- Ongegrond: uw klacht is niet terecht
- Geen oordeel: een beslissing is niet mogelijk
- Niet ontvankelijk: uw klacht voldoet niet aan de eisen die de wet hieraan stelt.
Cylin ziet de signalen uit de klachtprocedure als leermomenten. Wij benutten deze om onze dienstverlening te verbeteren.
Hoelang duurt de klachtprocedure?
Uw klacht moet binnen 10 weken na ontvangst zijn afgehandeld. Deze termijn staat in de wet. Wij zullen er echter alles aan doen om uw klacht zo snel mogelijk te behandelen.
Bewaartermijn na afronding van de klacht
Na afronding van de klacht, zullen de klacht en de afhandeling daarvan gedurende 1 jaar bewaard blijven.