Privacyverklaring Cylin Exameninstituut Sociale Zekerheid

Wie zijn wij?

Cylin BV
Horapark 2
6717 LZ EDE

Telefoon: 088 203 2724
E-mail: Info@cylin.nl

Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens?

Cylin BV gaat zo zorgvuldig mogelijk om met uw persoonsgegevens. We houden ons daarbij aan geldende (privacy)wetgeving.

Wanneer verwerken wij uw persoonsgegevens?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Cylin van u verwerkt als u klant bent, via ons een examen/assessment doet, als u onze website bezoekt of wanneer u contact opneemt.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer u klant wordt van Cylin, vragen wij om uw persoonsgegevens. Deze gegevens verstrekt u aan ons via bijvoorbeeld de website, klantenportaal, e-mail of telefoon.

a. NAW-gegevens

Welke gegevens we van u verwerken is afhankelijk van het contact dat we met u hebben:

  • Als u een van onze websites bezoekt, verzamelen we gegevens over uw bezoek via cookies en onze cookie-instellingen.
  • Als u informatie bij ons opvraagt, vragen wij u uw contactgegevens op te geven zodat wij de informatie aan u kunnen sturen.
  • Als u klant wordt, hebben wij in ieder geval uw contactgegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en/of emailadres) nodig. Deze gegevens gebruiken wij voor uitvoering van de overeenkomst die we met u hebben.

b. Financiële gegevens

Als u klant bij ons bent, gebruiken wij uw bankrekeningnummer om betalingen te doen en de verschuldigde bedragen (premie of vergoeding) te incasseren.

c. Aanvullende gegevens

Voor opleidingen en om diploma’s/certificaten te kunnen verstrekken hebben wij nog aanvullende informatie van u nodig, bijvoorbeeld geboortedatum en -plaats, behaalde cijfers voor (onderdelen van) de door u gevolgde opleiding(en) en presentie tijdens de opleiding en het examen.

d. Gegevens over uw contacten met ons

Wij kunnen gegevens verwerken over het contact dat u met ons had om te kunnen zien:

  • Waarover ging het contact (examenopleiding, bericht, klacht, informatie).
  • Wanneer was het contact en met wie.
  • Hoe (via telefoon, post, onze website, e-mail)

We gebruiken deze gegevens om:

  • Terug te zien waar we eerder met u contact over hebben gehad, zodat we u bij een volgend contact gerichter te woord staan.

Hoe komen wij aan uw gegevens?

In de meeste gevallen krijgen wij de gegevens rechtstreeks van u. Naast de informatie die wij van u krijgen, kunnen we ook gegevens van derden ontvangen en verwerken, bijvoorbeeld van uw werkgever. We leggen in ons verwerkingenregister vast van welke bronnen we gegevens hebben ontvangen als deze bronnen bij ons bekend zijn.

Uw bezoek aan onze websites

We leggen gegevens vast over uw bezoek aan onze website, bijvoorbeeld welke pagina’s u heeft bezocht, of welke zoekopdrachten u heeft gegeven. Hiermee kunnen we bij een volgend bezoek aan onze site beter inspelen op uw persoonlijke ervaring. Wij kunnen deze gegevens ook gebruiken voor marketingdoeleinden. Wij doen dit onder andere door het plaatsen van cookies. Wij verwerken daarbij ook uw IP-adres. Klik hier voor onze cookieverklaring.

Waarom verwerken wij uw gegevens?

Cylin verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

  • Het uitvoeren van de overeenkomst;
  • Het onderhouden van contact;
  • Een goede en efficiënte dienstverlening;
  • Beheer van het cliëntenbestand;
  • Het verrichten van administratieve handelingen;
  • Het afnemen van examens/assessments;
  • Het vervaardigen van certificaten en diploma’s;
  • Facturering;
  • Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen;
  • Marketing en promotie van de dienstverlening.

Wat is de rechtsgrond om uw persoonsgegevens te gebruiken?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van één van de onderstaande wettelijke grondslagen:

  • U heeft toestemming gegeven.
  • Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming kunt u uw toestemming te allen tijde weer intrekken. U kunt dit doen door contact met ons op te nemen. Dit kan telefonisch of via email. In onze nieuwsbrieven vermelden we onderaan onze contactgegevens.
  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.
  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang:

Hoe beveiligen we uw gegevens?

Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens en nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen* om een passend beschermingsniveau te waarborgen. We besteden veel aandacht aan een optimale beveiliging van onze systemen waarin persoonsgegevens worden opgeslagen. De veiligheid van ons dataverkeer houden wij continu in de gaten. Daarnaast worden onze processen zo ingeregeld dat alleen die medewerkers die toegang moeten hebben tot bepaalde systemen, daarvoor toegang krijgen.

* Technische en organisatorische maatregelen

We hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk daarbij aan maatregelen om onze website en IT-systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen. Maar ook aan beveiliging van fysieke ruimtes waar gegevens zijn opgeslagen. Wij hebben een informatiebeveiligingsbeleid en zorgen voor training van onze medewerkers op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Alleen geautoriseerd personeel kan uw gegevens inzien en verwerken.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Cylin zal uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die zij in deze privacyverklaring heeft genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Voor meer informatie over de specifieke bewaartermijnen kunt u contact met ons opnemen.

Met wie delen we uw gegevens?

In het kader van haar dienstverlening kan Cylin persoonsgegevens uitwisselen met met het betreffende opleidingsinstituut, Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, Eureka Examens en Stichting Post Hbo Nederland/CPION. Deze gegevens worden alleen uitgewisseld met het oog op examinering en het vervaardigen van certificaten of diploma’s.
Cylin zal uw gegevens niet aan derden verstrekken voor commerciële doelen.

Doorgifte van uw gegevens buiten de EER

Uw persoonsgegevens worden niet buiten de EER verwerkt. De EER is de Europese Economische Ruimte, bestaande uit de landen van de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland.

Wat zijn uw rechten?

a. Gegevens inzien of verbeteren (inzage en rectificatie)

U hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen. Wij stellen controlevragen of vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs* om u te identificeren. Binnen vier weken ontvangt u een reactie van ons.

*Identiteitsbewijs

Bij het verstrekken van een kopie van uw identiteitsbewijs moet u uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) onzichtbaar maken. We raden u ook aan om op de kopie aan te geven dat deze kopie bestemd is om uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens uit te oefenen.

b. Gegevens laten verwijderen en het recht om ‘vergeten te worden’.

In een aantal gevallen en onder voorwaarden heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben te laten wissen. Dit is het geval indien:

  • de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
  • u de toestemming voor het verwerken heeft ingetrokken;
  • u gegrond bezwaar maakt tegen de verwerking;
  • uw persoonsgegevens door ons onrechtmatig zijn verwerkt;
  • er een wettelijke verplichting is om de persoonsgegevens te wissen.

Het recht om vergeten te worden, is geen absoluut recht. Wij kunnen besluiten niet aan uw verzoek te voldoen en uw gegevens niet te wissen als uw verzoek niet gebaseerd is op één van de bovenstaande gronden, of (i) om het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie te kunnen uitoefenen; (ii) om een wettelijke verplichting na te komen; of (iii) voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Als wij niet voldoen aan uw verzoek om uw persoonsgegevens te laten wissen, informeren wij u over de redenen waarom wij niet aan uw verzoek zullen voldoen.

c. Beperking van de verwerking

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, kunt u verzoeken om beperking van de verwerking. Dit betekent dat de gegevens voor een bepaalde tijd niet door ons worden verwerkt.

d. Overdracht van de gegevens (dataportabiliteit)

U heeft het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt voor de uitvoering van een overeenkomst die u met ons heeft gesloten of op basis van uw toestemming. Het gaat hier alleen om persoonsgegevens die wij van u zelf hebben ontvangen en niet om gegevens die wij van derden hebben ontvangen. Het doel van dit recht is om u in staat te stellen deze gegevens eenvoudig over te dragen aan een andere partij.

e. Recht van bezwaar

U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die plaatsvindt op basis van ons gerechtvaardigd belang of het gerechtvaardigd belang van een derde. In dat geval zullen wij uw gegevens niet langer verwerken, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

f. Afmelden voor persoonlijke aanbiedingen

U hebt het recht om u af te melden voor nieuwsbrieven of persoonlijke aanbiedingen over onze producten en diensten. In commerciële aanbiedingen vermelden wij altijd een afmeldmogelijkheid. Onze medewerkers kunnen u bellen voor commerciële doelen. Wij houden ons hierbij aan de regels van het Bel-me-niet register. Op de website www.bel-me-niet.nl kunt u uw telefoonnummer afmelden voor commerciële telefoongesprekken en kunt u meer lezen over het Bel-me-niet-register. Blokkades in het Bel-meniet Register gelden alleen voor bedrijven en organisaties waar u geen relatie mee heeft. Ook al bent u ingeschreven in het Bel-me-niet Register, dan mag u toch nog gebeld worden door bedrijven of organisaties van wie u klant bent (geweest) voor een vergelijkbaar product of dienst. (Bron: bel-me-niet.nl)

Profiling en geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen profielen van onze klanten op basis van de gegevens die we verzamelen met als doel om deze gegevens te analyseren en op die manier inzicht te krijgen in (toekomstige) handelingen en voorkeuren. Verder baseren wij onze besluitvorming niet op geautomatiseerde processen.

Toezicht

Een aantal instanties houdt toezicht op hoe we persoonsgegevens verwerken:

  • De Autoriteit Persoonsgegevens (AP); houdt toezicht op de naleving van de AVG;
  • De Functionaris Gegevensbescherming van Cylin BV (zie hieronder voor contactgegevens).

 Aanpassing van de privacyverklaring

De privacywetgeving is in beweging. Wij kunnen deze privacyverklaring dan ook aanpassen om up-to-date te blijven. Wij doen dit bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze bedrijfsactiviteiten of in de wet of in de rechtspraak. Wij raden u daarom aan deze privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken bij een bezoek aan een van onze websites.

Vragen of klachten?

Hebt u vragen over deze privacyverklaring? Dan kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Cylin BV. Stuur een mail naar: info@cylin.nl. Of een brief naar:

Cylin BV
T.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming
Horapark 2
6717 LZ EDE

Heeft u klachten over privacy dan kunt u contact met ons opnemen via onze website. Ook kunt u eventueel een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens www.autoriteitpersoonsgegevens.nl tel. 0900-2001201.

Privacyverklaring voor het laatst aangepast op 9 april 2021